Ce que la paie d'un cabinet d'avocats a de particulier

Sur le papier, un cabinet d'avocats est un employeur comme un autre : il a des salariés, il édite des bulletins, il déclare en DSN. Dans la pratique, quatre particularités changent la façon de travailler, et ce sont elles qui font qu'un prestataire généraliste passe à côté.

La confidentialité des rémunérations n'est pas une option de confort. Dans une structure de dix personnes où plusieurs associés se partagent la direction, la question de savoir qui peut voir quel bulletin se pose dès le premier mois. Un envoi groupé, un fichier déposé au mauvais endroit, un journal de paie transmis à qui ne devait pas le lire : l'incident est banal ailleurs, il est difficilement réparable dans un cabinet.

Deux populations cohabitent sous le même toit. Les salariés : juristes, assistants juridiques, secrétaires, personnel administratif : relèvent de la convention collective du personnel salarié des cabinets d'avocats. Les collaborateurs libéraux, eux, ne sont pas des salariés : ils facturent des honoraires et ne figurent ni en paie, ni dans l'effectif. La frontière est nette en droit, et régulièrement floue dans les faits, ce qui en fait l'un des premiers points qu'un inspecteur regarde.

Les stagiaires sont permanents et de trois types. Élèves-avocats, étudiants en droit, stagiaires administratifs. Trois régimes différents, dont un : celui de l'élève-avocat : qui n'a rien à voir avec les deux autres. C'est un sujet à lui seul, traité en détail dans notre pôle stagiaires.

Le secret professionnel déborde sur la paie. Il s'étend à toute personne qui assiste l'avocat, ce qui inclut le prestataire de paie. Les pièces que nous recevons : noms de dossiers dans un ordre de mission, motif d'une prime, contenu d'une rupture conventionnelle : relèvent du même traitement que le reste.

Ce que nous prenons en charge

Le périmètre standard couvre l'intégralité du cycle mensuel :

  • les bulletins de salaire, contrôlés avant diffusion, et leur mise à disposition sécurisée ;
  • les déclarations sociales et la DSN mensuelle, les DSN événementielles, le suivi des comptes rendus métier et le traitement des anomalies ;
  • la DPAE, les entrées et les sorties, les soldes de tout compte, les attestations et les documents de fin de contrat ;
  • le suivi des absences, congés, variables, primes et avantages ;
  • les stagiaires : gratification, franchise de cotisations, déclaration, registre et attestation de fin de stage ;
  • le journal de paie, les états de charges et les écritures comptables au format attendu par votre expert-comptable ;
  • les réponses aux questions sociales courantes, incluses, sans compteur d'appels.

Comment se déroule un mois

Le calendrier est fixé une fois, au démarrage, et il ne bouge plus. Vous déposez les variables du mois dans votre espace client à une date convenue : le plus souvent autour du 20. Nous établissons les bulletins et vous les soumettons pour validation avant diffusion. Après votre accord, les bulletins partent, la DSN est déposée, et les journaux, états de charges et écritures sont mis à votre disposition.

Rien ne transite par courriel en pièce jointe. Tout passe par l'espace client : vous y déposez, vous y récupérez, et chaque accès est journalisé. Vous recevez un accusé de réception à chaque dépôt, et une notification quand des documents vous attendent.

Reprendre un dossier en cours d'année

Il n'est pas nécessaire d'attendre le 1er janvier, et c'est même rarement le bon moment : les cabinets changent de prestataire quand quelque chose ne va plus, pas au calendrier. La reprise en cours d'année est courante et se fait en trois temps.

D'abord la récupération des cumuls : bulletins de l'année en cours, DSN déjà déposées, paramétrage en place, contrats et avenants. Ensuite un contrôle de cohérence : c'est à ce moment que remontent les écarts hérités, et il vaut mieux les découvrir à la reprise qu'au moment d'une régularisation annuelle. Enfin la bascule, sur un mois où nous produisons en parallèle pour comparer.

Cette phase de reprise est l'occasion naturelle d'un audit social, qui porte sur le même matériel.

Ce qui reste chez vous, et ce que nous ne faisons pas

Vous gardez les décisions : embaucher, augmenter, sanctionner, rompre. Nous gardons l'exécution et l'anticipation, et nous vous disons ce qui se produira avant que cela se produise.

Il faut être clair sur une limite, parce qu'elle est régulièrement mal comprise. GCFFS n'est pas un cabinet d'expertise comptable et n'est pas inscrite au tableau de l'ordre. Nous ne tenons aucune comptabilité, nous n'établissons ni comptes annuels, ni déclaration 2035, ni liasse fiscale, et nous ne faisons pas de conseil fiscal. Notre intervention porte sur la paie, l'administration du personnel et le droit social. Nous travaillons régulièrement aux côtés de l'expert-comptable du cabinet, à qui nous fournissons les écritures de paie dans son format.

Pour quels cabinets

De l'avocat exerçant seul avec une secrétaire au cabinet de plusieurs dizaines de collaborateurs, y compris les structures multi-sites et les cabinets dont les associés relèvent de plusieurs barreaux. Les échanges étant dématérialisés, la localisation n'entre pas en ligne de compte : nous intervenons partout en France.

Le prix

Nous ne publions pas de grille, parce qu'elle serait fausse. Le prix dépend de l'effectif, du nombre d'associés, du périmètre confié et surtout de l'état du dossier repris : reprendre une paie propre et reprendre une paie à reconstituer ne représentent pas le même travail.

Vous recevez une proposition écrite sous vingt-quatre heures ouvrées, sans engagement.

Questions fréquentes

Oui, et c'est le cas le plus fréquent. La reprise se fait après récupération des cumuls, des bulletins de l'année en cours et des DSN déjà déposées. Nous produisons un mois en parallèle pour comparer avant de basculer complètement.

Non. Un collaborateur libéral n'est pas salarié : il facture des honoraires, ne reçoit pas de bulletin et n'entre pas dans l'effectif. La frontière entre collaboration libérale et salariat est un point de vigilance à part entière, que nous examinons lors de la reprise.

Vous le décidez, et nous le paramétrons. L'espace client permet de séparer ce que voit l'associé gérant de ce que voit la personne chargée de l'administratif, et chaque accès est journalisé.

Non. GCFFS n'est pas un cabinet d'expertise comptable, ne tient aucune comptabilité et n'établit ni comptes annuels, ni 2035, ni liasse fiscale. Nous fournissons à votre expert-comptable les écritures de paie dans le format qu'il attend.

Oui, partout en France et pour tous les barreaux. Les échanges passent par l'espace client, la distance n'a aucune incidence sur le service.

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Dites-nous votre effectif, le nombre d'associés et ce que vous souhaitez confier. Nous répondons sous vingt-quatre heures ouvrées par une proposition écrite, sans engagement de votre part.

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