Pourquoi réaliser un audit social

Un audit permet d'identifier les erreurs de paie, les risques déclaratifs, les incohérences contractuelles et les points sensibles avant qu'ils ne se transforment en redressement, en contentieux ou en régularisation de fin d'année.

Trois moments le justifient particulièrement. Un changement de prestataire, parce qu'on hérite alors d'un paramétrage qu'on n'a pas construit. Une réorganisation du cabinet : arrivée d'associés, fusion, transformation en SELARL, ouverture d'un second bureau. Et l'annonce d'un contrôle URSSAF, où l'audit devient une préparation.

Il y a un quatrième cas, moins visible : le cabinet où tout semble bien se passer depuis des années. C'est souvent là que se logent les erreurs les plus anciennes, parce qu'une rubrique installée une fois et jamais revue ne se signale jamais d'elle-même.

Ce que nous contrôlons

Les bulletins et leurs rubriques sensibles. Base de cotisations, plafonds, taux, réductions et exonérations, traitement des primes, avantages en nature, frais professionnels. Nous refaisons les calculs plutôt que de lire les libellés.

Les contrats, avenants et clauses. Cohérence entre ce que dit le contrat, ce que fait la personne et ce que paie le bulletin. Classification et coefficient au regard de la convention collective, période d'essai, clauses de confidentialité, forfaits, temps partiel.

Les DSN et les déclarations sociales. Concordance entre la paie et le déclaré, traitement des comptes rendus métier, anomalies laissées sans suite : le point le plus fréquemment négligé, parce qu'une anomalie DSN ne se voit pas depuis le bulletin.

Le temps de travail, les absences, les congés et les avantages. Décompte des congés et des RTT, traitement des arrêts et de la subrogation, heures supplémentaires, jours fériés, télétravail et frais associés.

L'application des règles conventionnelles. Minima applicables au coefficient et à l'ancienneté, primes conventionnelles, régimes de prévoyance et de frais de santé, formalisme des documents obligatoires.

Les stagiaires. Gratification et son déclenchement, franchise de cotisations, quotas, délai de carence, convention, registre et attestation. Sur ce point, un cabinet sur deux présente au moins une irrégularité, le plus souvent de bonne foi.

La frontière salariat et collaboration libérale. Le point le plus lourd de conséquences dans un cabinet d'avocats : une collaboration requalifiée entraîne des rappels de cotisations sur toute la période non prescrite.

Les obligations d'affichage, de registre et de conservation. Registre unique du personnel, y compris sa partie stagiaires, documents à afficher ou à mettre à disposition, durées de conservation et conformité RGPD des données de paie.

Ce que nous trouvons le plus souvent dans un cabinet d'avocats

La liste ci-dessous n'est pas théorique, ce sont les constats qui reviennent :

  • un coefficient conventionnel figé à l'embauche et jamais revu, alors que le poste a évolué ;
  • des stagiaires gratifiés trop tard, ou pas du tout, faute d'avoir décompté les heures de présence effective ;
  • un élève-avocat traité comme un stagiaire étudiant, avec un écart de gratification qui se chiffre en milliers d'euros sur six mois ;
  • des frais professionnels remboursés sans justificatif suffisant, ou traités en note de frais alors qu'ils constituent un avantage ;
  • des anomalies DSN accumulées depuis des mois, sans conséquence visible jusqu'au jour où elles en ont une ;
  • un décompte de congés tenu sur un tableur, jamais rapproché des bulletins ;
  • des documents de fin de contrat incomplets sur des sorties anciennes.

Le livrable

Vous recevez une synthèse écrite, organisée en trois parties.

D'abord ce qui doit être corrigé maintenant : les points qui produisent un risque chiffrable, avec l'estimation de ce risque et la correction à appliquer. Ensuite ce qui doit être régularisé sans urgence immédiate, avec l'ordre dans lequel le faire. Enfin ce qui relève de l'organisation : les pratiques qui fonctionnent aujourd'hui mais qui produiront un problème à la première embauche, au premier contrôle ou au premier départ.

Chaque constat renvoie à la pièce qui l'établit : un bulletin, une ligne de DSN, un article de la convention : pour que vous puissiez le vérifier vous-même plutôt que de nous croire sur parole.

Combien de temps, et quel dérangement pour le cabinet

L'audit se fait sur pièces. Vous déposez dans l'espace client les bulletins d'une période de référence, les DSN correspondantes, les contrats et le paramétrage. Le cabinet n'a pas à libérer quelqu'un pour nous accompagner : les questions arrivent groupées, une fois, en fin d'examen.

Le délai dépend de l'effectif et de l'état du dossier. Nous l'annonçons avant de commencer, et il figure dans la proposition.

Audit et reprise de dossier

Si vous envisagez de nous confier la paie, l'audit et la reprise portent sur le même matériel et se font naturellement ensemble. Si vous souhaitez seulement l'audit, il se commande seul et ne vous engage à rien d'autre.

Questions fréquentes

Non. L'audit se commande seul et se règle seul. Il arrive fréquemment qu'un cabinet le fasse réaliser pour vérifier le travail de son prestataire actuel, sans intention d'en changer.

En principe sur les douze derniers mois, période qui fait apparaître les régularisations annuelles et les événements de paie les plus courants. Elle peut être étendue si un contrôle est annoncé ou si un point précis le justifie.

Il en constitue la première étape et couvre l'essentiel des points examinés. La préparation d'un contrôle ajoute l'organisation des pièces justificatives et la construction des réponses techniques, traitées sur une page dédiée.

Nous vous en donnons la mesure chiffrée et les options de régularisation, y compris spontanée, qui est souvent la moins coûteuse. La décision vous appartient : nous ne déclarons rien sans votre accord.

Les pièces transitent par l'espace client et non par courriel, chaque accès est journalisé, et le secret professionnel qui couvre votre cabinet s'étend à notre intervention.

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Parlons de votre cabinet

Dites-nous votre effectif, le nombre d'associés et ce que vous souhaitez confier. Nous répondons sous vingt-quatre heures ouvrées par une proposition écrite, sans engagement de votre part.

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