Mettre en place le télétravail dans un cabinet d'avocats en toute sécurité

Le télétravail s'est durablement installé dans l'organisation de nombreuses entreprises, y compris dans les cabinets d'avocats. S'il offre davantage de flexibilité aux collaborateurs et constitue un levier d'attractivité pour les employeurs, il ne peut être mis en œuvre sans respecter un cadre juridique précis.

Organisation du travail, confidentialité, sécurité informatique, équipement du salarié, santé au travail ou encore contrôle du temps de travail : les obligations de l'employeur demeurent nombreuses.

Dans cet article, découvrez les principales règles à connaître pour mettre en place le télétravail au sein de votre cabinet d'avocats.

Qu'est-ce que le télétravail ?

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un salarié exécute, de façon volontaire, une activité qui aurait également pu être réalisée dans les locaux de l'entreprise, mais qui est effectuée à distance grâce aux technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail peut être :

• permanent ;

• occasionnel ;

• partiel (un ou plusieurs jours par semaine) ;

• exceptionnel.

Chaque organisation nécessite des règles clairement définies.

Le télétravail est-il obligatoire ?

En principe, non.

Le télétravail repose sur un accord entre l'employeur et le salarié.

L'employeur peut accepter ou refuser une demande, sous réserve de respecter les règles applicables et de motiver son refus lorsque cela est nécessaire.

Inversement, un salarié ne peut généralement pas imposer le télétravail à son employeur.

Comment mettre en place le télétravail ?

Le télétravail peut être organisé de plusieurs manières.

Il peut résulter :

• d'un accord collectif ;

• d'une charte élaborée par l'employeur ;

• d'un accord individuel avec le salarié ;

• d'un avenant au contrat de travail.

Même lorsqu'un simple accord est juridiquement possible, il est fortement recommandé de formaliser les modalités par écrit.

Pourquoi rédiger un avenant ?

Un document écrit permet d'éviter de nombreuses difficultés.

Il peut notamment préciser :

• les jours télétravaillés ;

• les horaires habituels ;

• les modalités de contrôle du temps de travail ;

• les conditions de retour dans les locaux du cabinet ;

• les équipements mis à disposition ;

• les règles de confidentialité ;

• les conditions d'utilisation du matériel informatique.

Cette formalisation protège aussi bien l'employeur que le salarié.

Le matériel de travail

Le salarié doit disposer des moyens nécessaires pour exercer ses fonctions.

Selon les situations, l'employeur peut mettre à disposition :

• un ordinateur portable ;

• un écran ;

• un téléphone professionnel ;

• des logiciels ;

• un accès sécurisé au réseau du cabinet.

Les modalités de prise en charge doivent être clairement définies.

Les frais liés au télétravail

Le télétravail peut entraîner certaines dépenses.

Par exemple :

• connexion internet ;

• électricité ;

• matériel spécifique ;

• fournitures.

Les modalités de remboursement ou d'indemnisation doivent être étudiées au regard de la réglementation, des accords applicables et des pratiques de l'entreprise.

La confidentialité : un enjeu majeur pour les cabinets d'avocats

Les cabinets d'avocats manipulent quotidiennement des informations confidentielles.

Le télétravail impose donc une vigilance renforcée.

Il est recommandé de mettre en place :

• des connexions sécurisées ;

• des mots de passe robustes ;

• une authentification renforcée ;

• des règles concernant les impressions de documents ;

• une politique de confidentialité interne ;

• des procédures de sauvegarde.

La protection des données constitue une priorité absolue.

Le RGPD

Les données personnelles traitées à distance bénéficient de la même protection que celles utilisées dans les locaux du cabinet.

L'employeur doit veiller notamment :

• à la sécurité des équipements ;

• à la protection des accès ;

• au respect des règles internes ;

• à la confidentialité des dossiers.

Les salariés doivent être sensibilisés à ces obligations.

Le temps de travail

Le passage en télétravail ne modifie pas les règles relatives à la durée du travail.

L'employeur demeure responsable :

• du suivi du temps de travail ;

• du respect des durées maximales ;

• des temps de repos ;

• du suivi des heures supplémentaires.

Des outils de suivi adaptés peuvent être mis en place.

Le droit à la déconnexion

Le télétravail ne signifie pas une disponibilité permanente.

Les salariés bénéficient d'un droit à la déconnexion.

L'employeur doit veiller à :

• limiter les sollicitations en dehors des horaires habituels ;

• respecter les temps de repos ;

• sensibiliser les managers aux bonnes pratiques.

Cette organisation contribue également à prévenir les risques psychosociaux.

Santé et sécurité

Même lorsqu'il travaille à domicile, le salarié reste placé sous la responsabilité de son employeur.

Celui-ci conserve plusieurs obligations concernant :

• la santé au travail ;

• la prévention des risques ;

• les conditions de travail ;

• l'information des salariés.

Le télétravail doit être intégré dans la démarche globale de prévention des risques professionnels.

L'accident du travail en télétravail

Un accident survenu pendant les horaires de télétravail peut, dans certaines conditions, être reconnu comme un accident du travail.

Il est donc important de :

• définir précisément les plages horaires ;

• formaliser le lieu de télétravail ;

• informer les salariés de la procédure applicable.

Les erreurs les plus fréquentes

Dans notre pratique, nous rencontrons régulièrement les situations suivantes :

• absence d'accord écrit ;

• matériel insuffisant ;

• règles de confidentialité inexistantes ;

• contrôle du temps de travail insuffisant ;

• absence de politique de sécurité informatique ;

• avenants incomplets ;

• manque de sensibilisation des salariés.

Ces difficultés peuvent être évitées grâce à une organisation adaptée.

Les bonnes pratiques

Pour sécuriser le télétravail, nous recommandons notamment :

• formaliser les règles par écrit ;

• remettre une charte ou un avenant ;

• protéger les données du cabinet ;

• sécuriser les accès informatiques ;

• sensibiliser les collaborateurs ;

• contrôler régulièrement l'organisation mise en place ;

• mettre à jour les procédures internes.

Le télétravail doit être considéré comme un véritable mode d'organisation du travail.

Pourquoi être accompagné ?

Le télétravail soulève des questions relevant à la fois :

• du droit du travail ;

• de la protection des données ;

• de la sécurité informatique ;

• de la gestion des ressources humaines ;

• de la paie.

Être accompagné par un spécialiste permet d'éviter de nombreuses erreurs et de sécuriser durablement votre organisation.

Comment avocats-paies.fr accompagne votre cabinet

Chez avocats-paies.fr, nous accompagnons les cabinets d'avocats dans la mise en place du télétravail.

Nous intervenons notamment pour :

• la rédaction des avenants ;

• la mise en conformité des contrats de travail ;

• le conseil en droit social ;

• la gestion des incidences sur la paie ;

• l'accompagnement RH ;

• l'audit de vos procédures.

Notre objectif est de vous permettre de bénéficier des avantages du télétravail tout en sécurisant votre organisation.

En conclusion

Le télétravail constitue aujourd'hui un véritable levier d'attractivité et de fidélisation des collaborateurs.

Pour être pleinement efficace, il doit toutefois être organisé dans un cadre clair, sécurisé et conforme à la réglementation.

Une organisation rigoureuse permet de protéger à la fois le cabinet, ses collaborateurs et les données confiées par les clients.

Vous souhaitez mettre en place le télétravail dans votre cabinet ?

Les équipes d'avocats-paies.fr vous accompagnent dans la rédaction de vos avenants, la mise en conformité de vos procédures et l'intégration des impacts en paie et en droit social.

Prenez rendez-vous avec l'un de nos spécialistes pour mettre en place une organisation sécurisée, adaptée aux besoins de votre cabinet.